ミーティング・テック カオスマップ 2019

ミーティング・会議の無駄をなくすクラウド・ドキュメントツールを提供するSavetime(セーブタイム)では、ミーティング・会議領域の業務改善、生産性向上に関心を持つ方やミーティング・会議の領域に参入を検討する事業者のために、国内外の代表的な製品・ツールをまとめた「ミーティング・テック カオスマップ 2019」を作成、公開しました。ご登録いただくことで、カオスマップ(高解像度版)やマップに掲載されたすべてのサービスのURL一覧にアクセスいただけます。

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各カテゴリーの近年の動向

働き方改革によって残業時間や有給休暇取得の適正化が推進されている一方で、時間あたりの生産性を高める取り組みは立ち遅れている企業も多いのではないでしょうか。「ミーティング・テック カオスマップ 2019」では、ミーティング・会議領域における各カテゴリーの近年の動向や、ツールの利用によって実際にどのような領域の業務改善や生産性向上に繋がるかまでを含めてご紹介いたします。


ミーティング・会議プロセス

「業務時間に占めるミーティングの割合が高すぎる」「1時間のミーティングを30分に短縮したいが、うまくいかない」「議題が決まっていないミーティングが多い」など、ミーティングのプロセスや量に課題がある組織は少なくないでしょう。

こうした課題に対して、「ミーティングの準備、開催中の時間管理、ミーティングで決まったタスクの管理」といった会議プロセス全体を支援し、生産性を高めるサービスが増えています。

  • 議題の共有や議事録などのドキュメントを中心としてミーティングを効率化するHugo、Wisembly jam、Savetime
  • オフラインのミーティングをオンラインコミュニケーションに置き換えるHumble dot
  • ボットによってミーティングをマネジメントするNavigator

まだ成熟していないこのカテゴリーには支配的な製品や仕組みが存在せず、サービスによってさまざまなアプローチが試されています。


日程・場所のマネジメント

1.カレンダー

業務に占めるSalesforceの重要性が高まり、Salesforceが社内のコミュニケーションプラットフォームとなっている組織が増えています。こうした変化を背景として、Salesforceと深く連携したカレンダー製品として、国内ではCalsketやMitocoが登場しています。

営業組織が大きく、Salesforceを重視する組織においては、カレンダーとCRMを連携することで、情報の二重管理を解消し、案件や行動履歴の入力コストを大幅に削減することができます。


2.日程調整

コストとして認識されやすい日程調整の領域は、急速に製品・サービスが増えており、国内だけでも、2017〜2019年にかけてWaaq link、オートークビズ、調整アポ、Biskett、Notiaなど多数のサービスがリリースされました。営業組織や秘書業務、採用業務など日程調整頻度が高い職種において日程調整ツールを導入することで、大幅なコスト削減が期待できます。

また、日程調整時に会議室予約までを一体的に管理できる「調整アポ」や、カレンダーと日程調整機能が統合されたWoven、Calsket(いずれもカレンダーのカテゴリーに掲載)など、日程調整と隣接する領域とより深く連携、統合していく傾向がみられます。


3.受付・会議室管理

タブレットデバイスの低価格化や社内ネットワークの活用により、最低限の設備投資で受付の無人化が可能になったことで、このカテゴリーのサービスの導入は急速に進んでいます。受付を無人化することで受付業務自体が省力化されるだけでなく、受付電話の着電、取次等による業務の中断を解消でき、生産性の向上にもつながります。

現在は、Acallなどビル全体の入館セキュリティとの統合も進んでおり、今後はさらに一歩進んでRobinのように社内の空間単位での利用状況を可視化するサービスも増えていくでしょう。将来的には受付・会議室のみならず、フリーアドレスの在席確認、オフィス空間全体の利用率把握、労働生産性の分析といったスマートオフィス領域にカテゴリー全体が統合されていく可能性も考えられます。


ドキュメント・ナレッジ共有

1.プレゼンテーション

高度化し過ぎたPower pointが生産性を下げていると感じていたユーザ層に向けて、「簡単に、綺麗なプレゼンテーションが創れる」ツールとして、SlidesやSlidebeanなどが登場しています。こうした傾向は、レイアウトや配色をAIで自動調整するBeautiful.aiにおいてさらに強まっており、今後、プレゼンテーションツールの領域ではさらなる自動化が進むと考えられます。

多くの企業で社内向けのプレゼンテーション資料作成に非常に大きな工数が割かれているため、誰でも短時間で最適なレイアウトや配色を実現できるサービスを利用することで、資料作成に割く時間を削減できる可能性があります。


2.ドキュメント

ペーパーレス化が進んだことで、印刷するためのドキュメントから、Webブラウザー上で作成、共有するためのドキュメントへと時代が変化。この10年間でConfluenceやEvernoteなどのサービスがや社内Wikiツールが普及しました。

ConfluenceやEvernote以降の次世代のドキュメント製品としては、タスク管理やスプレッドシートなどを統合し、より一層多機能化する傾向(Notion、Coda、Paper)や、SlackやTrelloなどさまざまな社内ツールとの連携を深める傾向(Slite)があります。ストック型のナレッジマネジメントという枠組みを超えて、ドキュメントを通じて業務フロー自体を変え、生産性を上げることを志向する製品が増えているのが特徴です。


オンラインミーティング

1.Web会議

リモートワークの増加や営業活動の効率化を背景に、多くの組織においてWeb会議の頻度は増えており、今後5Gの普及によってさらに増加すると考えられます。Gsuiteを契約している場合にはHang out、Office365の場合にはSkypeやTeamsなど、Officeスイートと連動して製品が選択されやすい背景があるにも関わらず、国内では早くからこの分野に取り組んできたVcubeが5,000社以上に利用されています。

今後はこうした汎用的なWeb会議サービスだけでなく、本カオスマップでは取り上げなかった「オンライン面接に特化したサービス(インタビューメーカーなど)」「オンライン商談に特化したサービス(ベルフェイスなど)」といった特定のユースケースに特化したWeb会議システムが増えていくことが想定され、VRを用いたミーティングを実現するサービス(Neutrans bis)も既に登場しています。


2.デジタルホワイトボード

Web会議が一般的になる中で課題になるのが「Web会議ではホワイトボードを使ったコミュニケーションが難しい」というものです。

こうした課題を解消するために、マイクロソフトのSurface hub、GoogleのJamboardなど、遠隔地間で2台の大型のタッチデバイスを同期させ、ホワイトボードのように扱えるデジタルホワイトボード製品の選択肢が少しづつ増えています。しかしながら、1台あたりの単価が50万円〜100万円程度と高価であることや、実運用のためには会議室の数だけ機材を調達する必要があることから、まだ多くの企業にとっては導入に躊躇があるのが現状ではないでしょうか。

国内外に多数の拠点があり、定常的に拠点間の出張が発生している企業においては、出張費や出張人件費削減のインパクトは無視できません。高額な初期投資も十分にコスト削減によって回収できる可能性が高いため、今後大企業を中心に導入が進むと考えられます。また、VRやARデバイスの低価格化、高度化が先行する場合には、仮想現実ホワイトボード製品が普及する可能性もあるでしょう。


3.Webホワイトボード

デジタルホワイトボードと同様の作業をWebブラウザー内で実現するWebホワイトボードは、デジタルホワイトボードのようにハードウェアへの投資が必要な、手軽に始めることができます。デザイナーなどクリエイティブな協働作業をオンラインで行いたい職種に最適です。

ビジネスチャットTeamsに統合されたMicrosoft whiteboardや、Web会議とWebホワイトボードをあらかじめ統合したRoom.shなど、WebホワイトボードはWeb会議ツールと統合される傾向にあります。今後はペン入力デバイスの普及に伴って、クリエイティブ職だけでなく、ビジネス職にとっても利用シーンが増える可能性があります。


フォローアップ

1.音声認識

ミーティングや商談を記録し、文章化することは誰にとっても負担を感じる作業ですが、AIによる音声認識によって、記録から文章化、概要作成までを全自動化するサービスが少しづつ実用的になっています。英語であれば、ミーティングの録音からタスクの作成までを自動化するVoiceaや、議事録を自動作成した上で要約まで作成するReason8など、かなり高度な作業を自動化できます。

日本語においては、複数人が同時に発声するようなミーティングを一つのマイクで録音した場合、AIが複数の話者を特定し、実用的な精度で文字起こしすることは難しいのが現状です。しかし、議会や記者会見など話者が限定される、または特定しやすい利用シーンであれば、Smart書記などの議事録作成サービスも実用的です。また、大企業の役員会議など、一言一句の文字起こしが求められるような会議において、すべての参加者がピンマイクを付けることで、全発言の文字起こし作業が大幅に省力化する場合もあります。


2.フィードバック・可視化

マネジャーなど個人に依存していたミーティングや会議の「改善」を仕組み化する試みとして、カレンダーや生産性ツールを使う人の行動を可視化した上で、上司や周囲からのフィードバックを支援するサービスが徐々に増えています。背景として、従業員の行動や属性を総合的に可視化、分析するピープルアナリティクス領域が注目されていることもあるでしょう。

たとえば、 Tooqan、Work insightsはカレンダーの利用状況からミーティング時間の量や時間の使い方を可視化し、最適化を促します。また、Fellowは、マネジャーから部下へのフィードバックの支援に特化しています。長期的には、MicrosoftやGoogleなど包括的にユーザの行動データを取得しやすいOfficeスイートを提供するプレイヤーがこの領域に強みを持つと考えられ、すでにMicrosoftは個々人が自分の働き方を可視化し、振り返ることのできる Myanalytics を提供しています。

マネジャーの育成力が不足していたり、大人数のメンバーを少数のマネジャーでマネジメントしなければならない場合、また経営企画・経営管理といった管理部門が組織全体の生産性改善に取り組む場合にも、可視化に基づいてフィードバックを強化するサービスが効果的です。


カオスマップへのサービス掲載・削除について

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